Dodano przez: admin | 25 listopada 2015
Rozliczenie projektu
Jako Beneficjent jesteś zobowiązany do rozliczenia całości otrzymanego dofinansowania w końcowym wniosku o płatność. W przypadku, gdy z rozliczenia wynika, że dofinansowanie nie zostało przez Ciebie w całości rozliczone dokonaj zwrotu tej części dofinansowania w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji Projektu.
Pamiętaj!
W przypadku niedokonania zwrotu naliczane będą odsetki w wysokości, jak dla zaległości podatkowej za każdy dzień zwłoki w zwrocie środków.
Reguła proporcjonalności
Na zakończenie realizacji projektu może zaistnieć sytuacja, gdy z przyczyn leżących po Twojej stronie, nie zostanie spełnione kryterium zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO, albo nie zostaną osiągnięte cele projektu. W takim przypadku na etapie weryfikacji końcowego wniosku o płatność zostanie zastosowana przez Instytucję Pośredniczącą reguła proporcjonalności, czyli mogą zostać uznane za niekwalifikowalne wszystkie wydatki lub odpowiednia część wydatków dotychczas rozliczonych w ramach projektu. Szczegółowe zapisy dotyczące zastosowania reguły proporcjonalności zawarte są w umowie o dofinansowanie.
Prawa autorskie
Przed zatwierdzeniem końcowego wniosku o płatność, zobowiązujesz się do zawarcia z Instytucją Pośredniczącą odrębnej umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych, łącznie z wyłącznym prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, do utworów wytworzonych w ramach Projektu, z jednoczesnym udzieleniem Tobie licencji na korzystanie z utworów[1].
Odwołanie uprawnień
Beneficjencie, jeśli nadałeś swoim pracownikom imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych są one ważne do dnia odwołania, nie dłużej jednak niż do dnia, do którego zgodnie z zapisami umowy zostałeś zobowiązany przechowywać dokumentację.
Upoważnienie wygasa również z chwilą ustania stosunku prawnego łączącego Ciebie z osobą, której nadałeś uprawnienia.
Pamiętaj!
Powinieneś posiadać przynajmniej jedną osobę legitymującą się imiennym upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych odpowiedzialną za nadzór nad zarchiwizowaną dokumentacją do dnia zakończenia jej archiwizowania.
Pamiętaj również o wycofaniu dostępu do systemu teleinformatycznego SL2014 osobom, które nie są już uprawnione, aby w Twoim imieniu wykonywać czynności związane z realizacją Projektu.
Wycofanie dostępu jest dokonywane na podstawie wniosku o nadanie/zmianę/wycofanie dostępu dla osoby uprawnionej (wzór stanowi załącznik nr 6 do umowy o dofinansowanie).
Przechowywanie dokumentacji
Jako Beneficjent jesteś zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia roku, w którym złożono do Komisji Europejskiej zestawienie wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego projektu lub przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego projektu (to jest zależne od zapisów umowy o dofinansowanie). Instytucja Pośrednicząca poinformuje Cię o dacie rozpoczęcia tego okresu. Okres, o którym mowa, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w Projekcie albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji Europejskiej. Informacja o konieczności przedłużenia terminu archiwizacji zostanie stosownie wcześnie do Ciebie wysłana.
W przypadku projektów objętych pomocą publiczną lub pomocą de minimis spoczywa na Tobie obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących udzielonej Ci pomocy publicznej przez okres 10 lat od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie/wydania decyzji o dofinansowaniu projektu. Nadto termin, ten może zostać przedłużony w przypadku powiadomienia Instytucji Pośredniczącej przez Instytucję Zarządzającą nie później niż 3 miesiące przed upływem tego terminu.
Dla projektów, w których podatek od towarów i usług[1] został uznany za kwalifikowalny, okres przechowywania dokumentów powinien zostać wydłużony o czas, kiedy potencjalnie mógłbyś odzyskać kwotę dofinansowanego podatku na podstawie obowiązujących przepisów w tym zakresie.
Musisz także pamiętać o kwestii dostępności dokumentów celem potwierdzenia braku podwójnego finansowania wydatków poniesionych w ramach realizacji danego projektu. Oznacza to, że powinieneś dysponować dowodami potwierdzającymi, że przedstawiony do rozliczenia wydatek nie był współfinansowany ze środków publicznych w ciągu 7 poprzednich lat (10 lat dla nieruchomości).
Obowiązek przechowywania dokumentów w przypadku konkretnego projektu, dotyczy tego terminu spośród wskazanych powyżej, który jest najdłuższy. Termin ten obowiązuje również wtedy, gdy przepisy odrębne określają krótsze terminy przechowywania dokumentacji. Powyższe terminy mogą być dłuższe na podstawie odrębnych przepisów.
Jeżeli Instytucja Zarządzająca RPO WZ 2014-2020 lub Instytucja Pośrednicząca we wdrażaniu RPO WZ 2014-2020 podejmie decyzję o wydłużeniu terminu archiwizacji dokumentów projektowych termin kontroli prawidłowości archiwizacji odpowiednio ulegnie przedłużeniu.
W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania działalności w okresie, o którym mowa powyżej Beneficjent zobowiązany jest niezwłocznie, na piśmie poinformować Instytucję Pośredniczącą o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem.
Dokumentacja podlegająca archiwizacji
W przypadku projektu dofinansowanego ze środków EFS jesteś zobowiązany przechowywać dokumentację obejmującą wszystkie wydatki kwalifikowalne oraz udostępnić je w postaci papierowej i elektronicznej we wskazanym terminie.
Dokumenty przechowuje się w formie oryginałów albo ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej, właściwie zabezpieczonych przed zniszczeniem czy uszkodzeniem. Za informatyczne nośniki danych należy uznać m.in. programy komputerowe, dyski twarde, dyski magnetyczne i optyczne (w tym m.in. płyty CD/DVD), pamięci USB (tzw. pen-drive), itp.
Dokumentacja finansowo-księgowa powinna być przechowywana dodatkowo w formie elektronicznej na nośnikach informatycznych. Niedopuszczalne jest niszczenie wersji papierowej dowodów księgowych i przechowywanie ich tylko w formie elektronicznej. Zaleca się aby poświadczenia „za zgodność z oryginałem” kserokopii dokumentu czy też kopii dokumentów przechowywanych na powszechnie uznawanych nośnikach danych były dokonywane w celu ich uwierzytelnienia dla potrzeb kontroli. Dokumenty powinny być poświadczane jedynie przez osoby do tego upoważnione poprzez użycie czytelnego podpisu lub imiennej pieczęci. Kopie danych umieszczonych w systemach informatycznych lub kopie danych/dokumentów utrwalonych na powszechnie uznawanych nośnikach danych potwierdza się na piśmie, ze wskazaniem zawartości nośnika oraz jego rodzaju.
Szczegółowe informacje dotyczące przechowywania i udostępniania dokumentacji w ramach RPO WZ dostępne opisane zostały w dokumencie Zasady dotyczące przechowywania i udostępniania dokumentów Regionalnego Programu operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 dostępnego pod linkiem:
W przypadku projektów partnerskich obowiązki związane z archiwizacją dokumentacji projektowej, dotyczą również odpowiednio wszystkich partnerów projektu pomocy udzielanej ze środków EFS w ramach RPO WZ 2014-2020.
W przypadku projektu objętego wsparciem środków EFS dokumentacja związana z jego realizacją, która powinna być bezwzględnie przechowywana w terminach określonych w umowie o dofinansowanie/decyzji o dofinansowaniu projektu, obejmuje następujące grupy dokumentów:
1) dokumentacja ogólna projektu,
2) dokumentacja finansowo-księgowa projektu,
3) dokumentacja merytoryczna,
4) dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych.
5) dokumentacja przetargowa,
6) inne dokumenty dotyczące projektu,
Teczki, księgi, rejestry powinny być ułożone wg haseł klasyfikacji Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego w danym podmiocie.
Trwałość
Jeżeli w ramach projektu ponosiłeś wydatki jako cross-financing obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Trwałość projektów musi być zachowana przez okres 5 lat (3 lat w przypadku MŚP – w odniesieniu do projektów, z którymi związany jest wymóg utrzymania inwestycji lub miejsc pracy) od daty płatności końcowej na rzecz Beneficjenta.
Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:
- Zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu
- Nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści
- Nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.
Jeżeli Twój projekt zakładał zachowanie trwałości rezultatu projektu to okres trwałości wynika z zapisów wniosku o dofinansowanie np. w przypadku utworzonych nowych miejsc wychowania przedszkolnego wynosi 2 lata i liczony jest od daty zakończenia realizacji projektu.
Pamiętaj!
W terminie 30 dni przed zakończeniem realizacji projektu zostaniesz poproszony o wypełnienie stosownego Oświadczenia o zachowaniu trwałości projektu. Po zakończeniu okresu trwałości projektu lub rezultatu, konieczne będzie przesłanie Oświadczenia o zachowaniu trwałości potwierdzającego, że trwałość została zachowana w wymaganym terminie.
Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.
[1] [1] Podatek od towarów i usług, o którym mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2021 r., poz. 685, z późn. zm.).
Zwrot zabezpieczenia umowy
Po zakończeniu realizacji projektu i jego ostatecznym rozliczeniu możesz wystąpić o zwrot dokumentu stanowiącego zabezpieczenie umowy. Zwrot nastąpi na Twój pisemny wniosek po upływie 3 miesięcy po ostatecznym rozliczeniu umowy, tj. po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność w Projekcie oraz – jeśli dotyczy – zwrocie środków niewykorzystanych w projekcie, z zastrzeżeniem :
- W przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego w celu wydania decyzji o zwrocie środków na podstawie przepisów o finansach publicznych lub postępowania sądowo-administracyjnego w wyniku zaskarżenia takiej decyzji, lub w przypadku prowadzenia egzekucji administracyjnej zwrot dokumentu stanowiącego zabezpieczenie umowy może nastąpić po zakończeniu postępowania i, jeśli takie było jego ustalenie, odzyskaniu środków.
- W przypadku gdy Wniosek przewiduje trwałość projektu lub rezultatów, zwrot dokumentu stanowiącego zabezpieczenie następuje po upływie okresu trwałości.
Jeśli nie wystąpisz z wnioskiem o zwrot zabezpieczenia po otrzymaniu informacji o ostatecznym rozliczeniu projektu zabezpieczenie zostanie zniszczone komisyjnie.
[1] Utwory w rozumieniu art. 1 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1231 z późn. zm.) składające się na rezultaty projektu bądź związane merytorycznie z określonym rezultatem.