Co musisz wiedzieć, żeby zrealizować projekt

Dodano przez: admin | 24 listopada 2015

Korzystanie z unijnego dofinansowania wiąże się z licznymi obowiązkami. Przede wszystkim trzeba zrealizować inwestycję zgodnie z wnioskiem, przestrzegać terminów i prawidłowo ją rozliczyć.

Poniżej przedstawiamy podstawowe informacje na temat realizacji projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2014 – 2020 (RPO WZ 2014-2020).

Konkretne wymagania związane z realizacją projektów mogą się od siebie różnić, w zależności od rodzaju projektu i jego charakterystyki. Są one dosyć szczegółowe, gdyż dotyczą prawidłowego wydatkowania środków publicznych. W przypadku każdego projektu najistotniejsze są zapisy konkretnej podpisanej umowy o dofinansowanie oraz mające zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

Przedstawiamy kilka zasad, o których warto pamiętać, aby poprawnie zrealizować projekt:

  1. Przed rozpoczęciem realizacji przejrzyj ponownie Wniosek o dofinansowanie;
  2. Dokładnie przeczytaj Umowę o dofinansowanie (zwróć uwagę na terminy, obowiązki);
  3. Pamiętaj o udokumentowaniu poniesionych wydatków;
  4. Dokonuj zakupów zgodnie z zasadą rozeznania rynku i konkurencyjności oraz Prawem Zamówień Publicznych (PZP);
  5. Pamiętaj o terminach rozpoczęcia i zakończenia projektu oraz o zasadach dotyczących kwalifikowalności wydatków;
  6. Informuj instytucję, z której uzyskałeś wsparcie o zmianach dokonywanych/planowanych do dokonania w projekcie;
  7. Monitoruj wskaźniki celów projektu;
  8. Pamiętaj o trwałości projektu;
  9. Pamiętaj o działaniach informacyjno – promocyjnych.

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie wybrany do dofinansowania, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Określa ona zasady, na jakich przyznano Ci środki oraz podstawowe obowiązki związane z realizacją projektu i jego rozliczeniem. Do podpisania umowy musisz zgromadzić wymagane dokumenty. Szczegółowe terminy oraz listę niezbędnych dokumentów otrzymasz z instytucji przeprowadzającej nabór.

Więcej informacji znajdziesz w zakładce Poznaj proces podpisywania umowy.

Od tego momentu rozpoczyna się faza realizacji projektu, która potrwa od kilku miesięcy do kilku lat. Dotychczasowy wnioskodawca staje się beneficjentem – tak będzie teraz nazywany.

Harmonogram rzeczowo-finansowy

Realizując projekt, trzymaj się ściśle zapisów z umowy o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać towarów czy usług, które wskazałeś we wniosku. Szczególnie ważne jest przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków. Wszelkie zmiany w wyżej wymienionym zakresie wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez instytucję udzielającą Ci wsparcia.

Więcej informacji o zasadach związanych z realizacją projektu znajdziesz w zakładce Realizuję projekt, a szczegóły dotyczące zmian w projekcie znajdziesz w zakładce Dowiedz się co zrobić, by dokonać zmian w projekcie.

Kwalifikowalność wydatków

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie beneficjent rozpoczyna wykonywanie zaplanowanych w projekcie zadań, co z zasady wiąże się z ponoszeniem wydatków.

Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem mogą zostać objęte tylko działania z listy tzw. kosztów kwalifikowanych. O kwalifikowalności decyduje też to, czy dokonasz zakupu zgodnie z obowiązującymi Cię zapisami zawartej umowy, procedurami, zapisami wniosku o dofinansowanie. To, czy wydatek jest kwalifikowany jest oceniane na każdym etapie projektu (ocena wniosku o dofinansowanie, weryfikacja wniosku o płatność, kontrola w miejscu realizacji projektu oraz kontrola w okresie trwałości projektu). Aby wydatki mogły zostać dofinansowane ze środków RPO WZ 2014-2020 muszą być ponoszone w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, a także spełniać szczegółowe zasady kwalifikowalności.

Wydatki kwalifikowalne są zatem:

  • bezpośrednio związane z realizowanym projektem i niezbędne do jego realizacji;
  • racjonalnie skalkulowane w oparciu o ceny rynkowe;
  • faktycznie poniesionymi kosztami.

Pamiętaj! Nieprzestrzeganie tych zasad może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dofinansowania.

Więcej o zasadach związanych z rozliczaniem projektu znajdziesz w zakładce Rozliczaj projekt.

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

7 stycznia 2021 r. Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej poinformował o częściowym zawieszeniu stosowania Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 21 grudnia 2020 r.

Więcej:
https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/97466/Informacja_o_czesciowym_zawieszeniu_stosowania_Wytycznych_do_kwalifikowalnosci_wydatkow.pdf

 Termin obowiązywania: stosowanie wytycznych zawiesza się częściowo od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r.

Więcej:
https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-w-zakresie-kwalifikowalnosci-wydatkow-w-ramach-europejskiego-funduszu-rozwoju-regionalnego-europejskiego-funduszu-spolecznego-oraz-funduszu-spojnosci-na-lata-2014-2020/

 

Konto bankowe

Wszystkie operacje finansowe w Twoim projekcie powinny się odbywać za pośrednictwem wyodrębnionego specjalnie w tym celu rachunku bankowego. Jego numer podajesz podczas przygotowywania umowy o dofinansowanie.

Dokumentacja

Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej ewidencji księgowej. To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizowanym projektem.

Pamiętaj! Jako beneficjent masz również obowiązek dokumentowania wszelkich przeprowadzanych działań projektowych. W projektach współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego np. za pomocą materiałów fotograficznych i filmowych, deklaracji uczestnictwa, list obecności, dzienników zajęć, korespondencji tradycyjnej i elektronicznej.

Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych – na pewno więc Cię nie ominie. Możesz się jej spodziewać co najmniej raz, na zakończenie projektu.

Szczegółowe zasady i terminy dotyczące prowadzenia procesu kontroli znajdziesz w umowie o dofinansowanie oraz w zakładce Dowiedz się jak przebiega kontrola.

Informacja o częściowym zawieszeniu stosowania wytycznych w zakresie kontroli

23 grudnia 2020 r. Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej poinformował o częściowym zawieszeniu stosowania wytycznych z dnia 17 września 2019 r. w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020.

Termin zawieszenia: stosowanie Wytycznych podlega częściowemu zawieszeniu od 1 lutego 2020 r. do 31 grudnia 2021 r.

Zapoznaj się z dokumentem:  
https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-ministra-infrastruktury-i-rozwoju-w-zakresie-kontroli-realizacji-programow-operacyjnych-na-lata-2014-2020/

Sprawozdawczość, rozliczenie projektu

Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Ci wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność.

Promocja i oznakowanie

Pamiętaj! Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.

We właściwy sposób musisz także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji Twojego projektu i swoją stronę internetową (jeśli taką posiadasz). W ten sposób przekazujesz innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego funduszu polityki spójności Unii Europejskiej oraz z danego programu.

 Obowiązkowe oznakowanie musi zawierać:

  • znak Funduszy Europejskich z nazwą Program Regionalny;

  • oficjalne logo promocyjne województwa zachodniopomorskiego (Pomorze Zachodnie);

  • znak Unii Europejskiej, z nazwą funduszu, z którego Twój projekt uzyskał dofinansowanie.

Koniecznie jednak skorzystaj z zakładki Poznaj zasady promowania projektu, gdzie znajdziesz m.in. zasady poprawnego rozmieszczania logotypów w różnych układach, wzory materiałów do pobrania oraz szczegółowe zasady oznaczania działań projektowych.

Szczegółowe wymagania w zakresie promocji Twojego projektu znajdziesz ponadto w umowie o dofinansowanie.

Trwałość projektu

Pamiętaj! Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.

Jeżeli w ramach projektu realizowałeś inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjną obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.

Więcej informacji znajdziesz w zakładce Poznaj obowiązki po zakończeniu projektu.

Rozeznanie rynku i zasada konkurencyjności

Informacje na temat rozeznania rynku i zasady konkurencyjności znajdziesz w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 „Zamówienia udzielane w ramach projektów”, który dostępny jest pod adresem:

https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/84352/zamowienia_udzielane_w_ramach_projektow_2020.pdf

Podręcznik jest poradnikiem dla wszystkich planujących zawierać umowy, których przedmiotem będą dostawy, usługi lub roboty budowlane współfinansowane z funduszy unijnych, do których zastosowanie mają lub będą miały Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014–2020.

 Zamówienia udzielane w ramach projektów – listy sprawdzające

Dla ułatwienia beneficjentom realizującym projekty przygotowano Listy  sprawdzające dla postępowań dot. udzielenia zamówień publicznych realizowanych zgodnie z zasadą konkurencyjności i rozeznaniem rynku opisanych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020.

Stosowanie list sprawdzających nie jest obligatoryjne, jednak może okazać się bardzo pomocne we właściwym prowadzeniu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

Listy  sprawdzające dostępne pod adresem:

https://archiwum-bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/news/1000004

Zamieszczanie zapytań ofertowych w Bazie Konkurencyjności

Pamiętaj! W ramach Funduszy Europejskich obowiązuje tzw. zasada konkurencyjności i związany z tym obowiązek publikacji zapytań ofertowych oraz wyników postępowań dla upublicznionych od tego dnia zapytań ofertowych w Bazie konkurencyjności.

Baza Konkurencyjności jest portalem internetowym umożliwiającym upublicznianie ogłoszeń (zapytań ofertowych) w celu zbadania rynku i wybrania wykonawcy. Baza ma zapewnić przejrzystość i szeroki dostęp do zamówień udzielanych przez beneficjentów w ramach zasady konkurencyjności. Wbudowana wyszukiwarka ogłoszeń pozwala w szybki i łatwy sposób odnaleźć zapytania ofertowe zamieszczone przez beneficjentów. Baza ofert pozwala w jednym miejscu zgromadzić zamówienia składane przez beneficjentów.

Zasada konkurencyjności odnosi się do beneficjentów korzystających z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i jest regulowana na poziomie wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków.

Dotacje na rozpoczęcie działalności gospodarczej, refundacja kosztów doposażenia lub wyposażenia stanowiska a podatek VAT.

Jeśli realizujesz projekt, którego zakres obejmuje bezzwrotne wsparcie finansowane na rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej lub wsparcie pomostowe, jak również taki w którym przewidziano refundację kosztów doposażenia lub wyposażenia stanowiska, zapoznaj się z Zaleceniami Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju dotyczącymi rozliczenia podatku od towarów i usług (VAT) w przypadku udzielenia wsparcia finansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

 
Powyższy dokument został przygotowany w celu zapewnienia jednolitych rozwiązań w zakresie przyznawania z EFS oraz rozliczania wsparcia finansowanego w określonych typach operacji, tak aby uniknąć podwójnego finansowania. Przedmiotowy dokument znajduje się tutaj


Ośrodki Wsparcia Ekonomii Społecznej w ramach Działania 7.3 dodatkowo zobowiązane są do realizowania przedmiotowego wsparcia zgodnie z dodatkowymi dokumentami znajdującymi się tutaj

Informacje o Zachodniopomorskiej Sieci Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej promującej jej ideę oraz wzmacniająca potencjał lokalnych środowisk i podmiotów ekonomii społecznej znajdziesz pod adresem: https://szowes.pl/

Więcej informacji o funduszach europejskich

Skorzystaj ze strony:

https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/#/domyslne=1