Dodano przez: admin | 24 listopada 2015
Korzystanie z unijnego dofinansowania wiąże się z licznymi obowiązkami. Przede wszystkim trzeba zrealizować inwestycję zgodnie z wnioskiem, przestrzegać terminów i prawidłowo ją rozliczyć.
Poniżej przedstawiamy podstawowe informacje na temat realizacji projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2014 – 2020 (RPO WZ 2014-2020).
Konkretne wymagania związane z realizacją projektów mogą się od siebie różnić, w zależności od rodzaju projektu i jego charakterystyki. Są one dosyć szczegółowe, gdyż dotyczą prawidłowego wydatkowania środków publicznych. W przypadku każdego projektu najistotniejsze są zapisy konkretnej podpisanej umowy o dofinansowanie oraz mające zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
Przedstawiamy kilka zasad, o których warto pamiętać, aby poprawnie zrealizować projekt:
- Przed rozpoczęciem realizacji przejrzyj ponownie Wniosek o dofinansowanie;
- Dokładnie przeczytaj Umowę o dofinansowanie (zwróć uwagę na terminy, obowiązki);
- Pamiętaj o udokumentowaniu poniesionych wydatków;
- Dokonuj zakupów zgodnie z zasadą rozeznania rynku i konkurencyjności oraz Prawem Zamówień Publicznych (PZP);
- Pamiętaj o terminach rozpoczęcia i zakończenia projektu oraz o zasadach dotyczących kwalifikowalności wydatków;
- Informuj instytucję, z której uzyskałeś wsparcie o zmianach dokonywanych/planowanych do dokonania w projekcie;
- Monitoruj wskaźniki celów projektu;
- Pamiętaj o trwałości projektu;
- Pamiętaj o działaniach informacyjno – promocyjnych.
Podpisanie umowy o dofinansowanie
Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie wybrany do dofinansowania, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Określa ona zasady, na jakich przyznano Ci środki oraz podstawowe obowiązki związane z realizacją projektu i jego rozliczeniem. Do podpisania umowy musisz zgromadzić wymagane dokumenty. Szczegółowe terminy oraz listę niezbędnych dokumentów otrzymasz z instytucji przeprowadzającej nabór.
Więcej informacji znajdziesz w zakładce Poznaj proces podpisywania umowy.
Od tego momentu rozpoczyna się faza realizacji projektu, która potrwa od kilku miesięcy do kilku lat. Dotychczasowy wnioskodawca staje się beneficjentem – tak będzie teraz nazywany.
Harmonogram rzeczowo-finansowy
Realizując projekt, trzymaj się ściśle zapisów z umowy o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać towarów czy usług, które wskazałeś we wniosku. Szczególnie ważne jest przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków. Wszelkie zmiany w wyżej wymienionym zakresie wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez instytucję udzielającą Ci wsparcia.
Więcej informacji o zasadach związanych z realizacją projektu znajdziesz w zakładce Realizuję projekt, a szczegóły dotyczące zmian w projekcie znajdziesz w zakładce Dowiedz się co zrobić, by dokonać zmian w projekcie.
Kwalifikowalność wydatków
Po podpisaniu umowy o dofinansowanie beneficjent rozpoczyna wykonywanie zaplanowanych w projekcie zadań, co z zasady wiąże się z ponoszeniem wydatków.
Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem mogą zostać objęte tylko działania z listy tzw. kosztów kwalifikowanych. O kwalifikowalności decyduje też to, czy dokonasz zakupu zgodnie z obowiązującymi Cię zapisami zawartej umowy, procedurami, zapisami wniosku o dofinansowanie. To, czy wydatek jest kwalifikowany jest oceniane na każdym etapie projektu (ocena wniosku o dofinansowanie, weryfikacja wniosku o płatność, kontrola w miejscu realizacji projektu oraz kontrola w okresie trwałości projektu). Aby wydatki mogły zostać dofinansowane ze środków RPO WZ 2014-2020 muszą być ponoszone w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, a także spełniać szczegółowe zasady kwalifikowalności.
Wydatki kwalifikowalne są zatem:
- bezpośrednio związane z realizowanym projektem i niezbędne do jego realizacji;
- racjonalnie skalkulowane w oparciu o ceny rynkowe;
- faktycznie poniesionymi kosztami.
Pamiętaj! Nieprzestrzeganie tych zasad może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dofinansowania.
Więcej o zasadach związanych z rozliczaniem projektu znajdziesz w zakładce Rozliczaj projekt.
Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
7 stycznia 2021 r. Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej poinformował o częściowym zawieszeniu stosowania Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 21 grudnia 2020 r.
Termin obowiązywania: stosowanie wytycznych zawiesza się częściowo od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r.
Konto bankowe
Wszystkie operacje finansowe w Twoim projekcie powinny się odbywać za pośrednictwem wyodrębnionego specjalnie w tym celu rachunku bankowego. Jego numer podajesz podczas przygotowywania umowy o dofinansowanie.
Dokumentacja
Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej ewidencji księgowej. To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizowanym projektem.
Pamiętaj! Jako beneficjent masz również obowiązek dokumentowania wszelkich przeprowadzanych działań projektowych. W projektach współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego np. za pomocą materiałów fotograficznych i filmowych, deklaracji uczestnictwa, list obecności, dzienników zajęć, korespondencji tradycyjnej i elektronicznej.
Kontrola projektu
Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych – na pewno więc Cię nie ominie. Możesz się jej spodziewać co najmniej raz, na zakończenie projektu.
Szczegółowe zasady i terminy dotyczące prowadzenia procesu kontroli znajdziesz w umowie o dofinansowanie oraz w zakładce Dowiedz się jak przebiega kontrola.
Informacja o częściowym zawieszeniu stosowania wytycznych w zakresie kontroli
23 grudnia 2020 r. Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej poinformował o częściowym zawieszeniu stosowania wytycznych z dnia 17 września 2019 r. w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020.
Termin zawieszenia: stosowanie Wytycznych podlega częściowemu zawieszeniu od 1 lutego 2020 r. do 31 grudnia 2021 r.
Zapoznaj się z dokumentem:
https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-ministra-infrastruktury-i-rozwoju-w-zakresie-kontroli-realizacji-programow-operacyjnych-na-lata-2014-2020/
Sprawozdawczość, rozliczenie projektu
Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Ci wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność.
Promocja i oznakowanie
Pamiętaj! Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.
We właściwy sposób musisz także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji Twojego projektu i swoją stronę internetową (jeśli taką posiadasz). W ten sposób przekazujesz innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego funduszu polityki spójności Unii Europejskiej oraz z danego programu.
Obowiązkowe oznakowanie musi zawierać:
- znak Funduszy Europejskich z nazwą Program Regionalny;
- oficjalne logo promocyjne województwa zachodniopomorskiego (Pomorze Zachodnie);
- znak Unii Europejskiej, z nazwą funduszu, z którego Twój projekt uzyskał dofinansowanie.
Koniecznie jednak skorzystaj z zakładki Poznaj zasady promowania projektu, gdzie znajdziesz m.in. zasady poprawnego rozmieszczania logotypów w różnych układach, wzory materiałów do pobrania oraz szczegółowe zasady oznaczania działań projektowych.
Szczegółowe wymagania w zakresie promocji Twojego projektu znajdziesz ponadto w umowie o dofinansowanie.
Trwałość projektu
Pamiętaj! Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.
Jeżeli w ramach projektu realizowałeś inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjną obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.
Więcej informacji znajdziesz w zakładce Poznaj obowiązki po zakończeniu projektu.
Rozeznanie rynku i zasada konkurencyjności
Informacje na temat rozeznania rynku i zasady konkurencyjności znajdziesz w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 „Zamówienia udzielane w ramach projektów”, który dostępny jest pod adresem:
https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/84352/zamowienia_udzielane_w_ramach_projektow_2020.pdf
Podręcznik jest poradnikiem dla wszystkich planujących zawierać umowy, których przedmiotem będą dostawy, usługi lub roboty budowlane współfinansowane z funduszy unijnych, do których zastosowanie mają lub będą miały Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014–2020.
Zamówienia udzielane w ramach projektów – listy sprawdzające
Dla ułatwienia beneficjentom realizującym projekty przygotowano Listy sprawdzające dla postępowań dot. udzielenia zamówień publicznych realizowanych zgodnie z zasadą konkurencyjności i rozeznaniem rynku opisanych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020.
Stosowanie list sprawdzających nie jest obligatoryjne, jednak może okazać się bardzo pomocne we właściwym prowadzeniu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
Listy sprawdzające dostępne pod adresem:
https://archiwum-bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/news/1000004
Zamieszczanie zapytań ofertowych w Bazie Konkurencyjności
Pamiętaj! W ramach Funduszy Europejskich obowiązuje tzw. zasada konkurencyjności i związany z tym obowiązek publikacji zapytań ofertowych oraz wyników postępowań dla upublicznionych od tego dnia zapytań ofertowych w Bazie konkurencyjności.
Baza Konkurencyjności jest portalem internetowym umożliwiającym upublicznianie ogłoszeń (zapytań ofertowych) w celu zbadania rynku i wybrania wykonawcy. Baza ma zapewnić przejrzystość i szeroki dostęp do zamówień udzielanych przez beneficjentów w ramach zasady konkurencyjności. Wbudowana wyszukiwarka ogłoszeń pozwala w szybki i łatwy sposób odnaleźć zapytania ofertowe zamieszczone przez beneficjentów. Baza ofert pozwala w jednym miejscu zgromadzić zamówienia składane przez beneficjentów.
Zasada konkurencyjności odnosi się do beneficjentów korzystających z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i jest regulowana na poziomie wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków.
Dotacje na rozpoczęcie działalności gospodarczej, refundacja kosztów doposażenia lub wyposażenia stanowiska a podatek VAT.
Jeśli realizujesz projekt, którego zakres obejmuje bezzwrotne wsparcie finansowane na rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej lub wsparcie pomostowe, jak również taki w którym przewidziano refundację kosztów doposażenia lub wyposażenia stanowiska, zapoznaj się z Zaleceniami Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju dotyczącymi rozliczenia podatku od towarów i usług (VAT) w przypadku udzielenia wsparcia finansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Powyższy dokument został przygotowany w celu zapewnienia jednolitych rozwiązań w zakresie przyznawania z EFS oraz rozliczania wsparcia finansowanego w określonych typach operacji, tak aby uniknąć podwójnego finansowania. Przedmiotowy dokument znajduje się tutaj
Ośrodki Wsparcia Ekonomii Społecznej w ramach Działania 7.3 dodatkowo zobowiązane są do realizowania przedmiotowego wsparcia zgodnie z dodatkowymi dokumentami znajdującymi się tutaj
Informacje o Zachodniopomorskiej Sieci Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej promującej jej ideę oraz wzmacniająca potencjał lokalnych środowisk i podmiotów ekonomii społecznej znajdziesz pod adresem: https://szowes.pl/
Więcej informacji o funduszach europejskich
Skorzystaj ze strony:
https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/#/domyslne=1