Dodano przez: Alicja Giszczak | 22 maja 2019
FAQ – najczęściej zadawane pytania
1. W regulaminie na str. 41-42 zapisano, że “1. Sumy bilansowej lub rocznego obrotu rozumianego jako przychód wnioskodawcy (za poprzedni zamknięty rok obrotowy, zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.)* lub za ostatni zamknięty i zatwierdzony rok kalendarzowy, jeżeli nie został zamknięty ostatni rok obrotowy), która musi być równa, lub wyższa od łącznych rocznych wydatków w ocenianym projekcie w roku kalendarzowym, w którym wydatki są najwyższe.” – Czy w przypadku projektu partnerskiego suma bilansowa lub obrót roczny dotyczy zarówno Wnioskodawcy jak i Partnera (łącznie zapewnią spełnienie ww.warunku), czy każdy z nich osobno musi spełnić powyższy warunek, czy warunek ten dotyczy tylko i wyłącznie Wnioskodawcy?
Zapisy dotyczące spełnienia Kryterium wykonalności nr 3 Zdolność finansowa odnoszą się wyłącznie do Wnioskodawcy.
2. W załączniku nr 7.14 „Zestawienie standardu i cen rynkowych wybranych wydatków i usług typowych dla konkursu nr: RPZP.06.01.00-IP.02-32-K49/19, w ramach Działania 6.1 Usługi rozwojowe skierowane do przedsiębiorców i pracowników przedsiębiorstw na podstawie systemu popytowego RPO WZ 2014-2020” podano dopuszczalne stawki brutto za: laptop, oprogramowanie office, oprogramowanie antywirusowe oraz urządzenie wielofunkcyjne.
Proszę o wyjaśnienie, czy w przypadku zakupienia droższych niż w Zestawieniu środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, część wydatku (do limitu określonego w załączniku) zostanie rozliczona w kosztach bezpośrednich, a pozostała część może być rozliczona w kosztach pośrednich?
Przykład: dopuszczalna stawka brutto za laptop to 2 243,00 zł. Wnioskodawca zakupi laptop w cenie 4 000,00 zł brutto. Kwota kwalifikowalna w kosztach bezpośrednich to 2 243,00 zł brutto, a pozostała wartość w wysokości 1 757,00 zł brutto zostanie rozliczona w kosztach pośrednich.
W ramach Konkursu nr RPZP.06.01.00-IP.02-32-K49/19, koszty pozyskania środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych niezbędnych do realizacji projektu mogą zostać uznane za kwalifikowalne, o ile we wniosku o dofinansowanie zostanie uzasadniona konieczność pozyskania środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych niezbędnych do realizacji projektu z zastosowaniem najbardziej efektywnej dla danego przypadku metody (zakup, amortyzacja, leasing itp.) , uwzględniając przedmiot i cel danego projektu. Wymóg dotyczy wyłącznie środków trwałych o wartości początkowej równej lub wyższej niż 3500 PLN netto.
IOK zweryfikuje, czy w ramach zadań określonych w budżecie projektu (w kosztach bezpośrednich) nie zostały wykazane koszty, które stanowią koszty pośrednie. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której koszty pośrednie, zostaną wykazane w ramach kosztów bezpośrednich Dodatkowo, na etapie realizacji projektu IP weryfikuje, czy w zestawieniu poniesionych wydatków bezpośrednich załączanym do wniosku o płatność nie zostały wykazane wydatki określone w wykazie wydatków pośrednich. Ponadto, ważnym jest wskazanie jaki będzie cel użytkowania zakupionego sprzętu. Jeśli sprzęt będzie wykorzystywany wyłącznie przez np. mobilnych doradców to wówczas wydatek ten powinien zostać zakwalifikowany do kosztów bezpośrednich. Zgodnie z informacją wskazaną w zał. 7.14 IP dopuszcza możliwość zastosowania stawek wyższych niż wskazane w niniejszym Zestawieniu, jednakże Projektodawca każdorazowo zobowiązany jest do szczegółowego uzasadnienia zaistniałej sytuacji, a uzasadnienie to będzie podlegało ocenie racjonalności takiego wydatku. Dodatkowo należy pamiętać, iż wydatek ten jest kwalifikowalny w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym, zgodnie z pkt 4 podrozdziału 6.12.1 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020;
3. W załączniku nr 7.18 „Opis wdrażania Podmiotowego Systemu Finansowania w Województwie Zachodniopomorskim w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2014-2020” wskazano, że koszty związane z rekrutacją polegające jedynie na czynnościach technicznych należy uwzględnić w kosztach pośrednich.
Proszę o wyjaśnienie czym są czynności techniczne? Zgodnie z zapisami Regulaminu konkursu nr RPZP.06.01.00-IP.02-32-K49/19 do kosztów pośrednich m.in. należy zaliczyć „(…) rozliczanie, monitorowanie projektu lub prowadzenie innych działań administracyjnych w projekcie, (…)”. Proszę o wyjaśnienie, czy przygotowanie, wydrukowanie i przekazanie do podpisu Przedsiębiorcy umowy wsparcia przez Doradcę Przedsiębiorcy można zakwalifikować do kosztów bezpośrednich?
Koszt rekrutacji uczestników projektu EFS należy uznać co do zasady za koszt pośredni . Realizacja projektów w ramach Działania 6.1 wymaga zastosowania aktywnych metod rekrutacji, w tym zaangażowania osób posiadających odpowiednią wiedzę merytoryczną, które będą potrafiły zweryfikować składane przez przedsiębiorców dokumenty np. weryfikacja statutu MŚP, wówczas koszty tych działań należy zaliczyć do bezpośrednich. Podpisanie umowy z przedsiębiorcą należy wówczas rozumieć jako efekt finalny pracy wykonanej przez Doradcę.
Ponadto, Beneficjent na etapie wnioskowania o dofinansowanie projektu powinien uzasadnić we wniosku kwalifikowalność poszczególnych kosztów rekrutacji w kosztach bezpośrednich projektu, co ma umożliwić właściwej instytucji przeprowadzenie analizy zasadności ujęcia kosztów rekrutacji w kosztach bezpośrednich i zatwierdzenie projektu w kształcie prezentowanym przez beneficjenta.
Przygotowanie, wydrukowanie i przekazanie do podpisu Przedsiębiorcy umowy wsparcia przygotowanej przez Doradcę Przedsiębiorcy należy zakwalifikować do kosztów bezpośrednich, przy czym zakres czynności jaki będzie powierzony Doradcy przedsiębiorcy powinien zostać jasno wskazany we wniosku o dofinansowanie. Kwestia założeń i racjonalności całego projektu oraz kwalifikowalności poszczególnych kategorii kosztów podlegać będzie ocenie Komisji Oceny Projektów tylko i wyłącznie w kontekście zapisów wniosku o dofinansowanie, złożonego w odpowiedzi na konkurs. Istotne zatem jest precyzyjne wykazanie jakie wydatki będą zawierały się w kosztach zadania związanego z pozyskiwaniem uczestników do projektu przez Doradców przedsiębiorcy.
4. Pytanie dotyczące pkt. G.1.2 Wniosku o dofinansowanie.
Opis sytuacji:
Wnioskodawca planuje w ramach zadania 1 Doradztwo rozwojowe cztery wydatki:
- Wynagrodzenie doradców rozwojowych (umowa o pracę na pełen etat)
- Koszty podróży służbowych doradców rozwojowych
- Koszty telekomunikacyjne (abonament telefoniczny doradców rozwojowych)
- Opłaty związane z wynajęciem biura w Szczecinie (biuro – miejsce pracy doradców rozwojowych)
Wątpliwość naszą budzi do jakiej kategorii kosztów przypisać w/w wydatki. Czy wszystkie wydatki mogą zostać ujęte jako kategoria DORADZTWO (wydatki bezpośrednio związane z doradztwem rozwojowym), czy też doradztwo jest tu rozumiane jako zlecenie usługi zewnętrznym podmiotom i wydatki powinny być przypisane do innych kategorii (np. wynagrodzenie do kategorii PERSONEL PROJEKTU, a pozostałe trzy wydatki do kategorii INNE)? W związku z brakiem stosownych informacji w Instrukcji wypełniania wniosku, uprzejmie proszę o odpowiedź.
Poprawnym będzie ujęcie planowanych wydatków w ramach następujących kategorii:
- Wynagrodzenie doradców rozwojowych (umowa o pracę na pełen etat) – doradztwo
- Koszty podróży służbowych doradców rozwojowych – doradztwo
- Koszty telekomunikacyjne (abonament telefoniczny doradców rozwojowych) – doradztwo
- Opłaty związane z wynajęciem biura w Szczecinie (biuro – miejsce pracy doradców rozwojowych) – inne
Informuję również, że nie ma możliwości zakwalifikowania przedstawionych wydatków jako usługi zlecone. Zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w polu zadnie zlecone –zawsze należy wybrać opcję NIE.
Informuję, że na podstawie wypełnionych kart zadań i wydatków dokonana zostanie ocena kwalifikowalności wydatków, racjonalności budżetu, intensywności wsparcia oraz jego efektywności.
5. Kryteria wykonalności-kryterium nr 3: Zdolność finansowa: Kondycja finansowa wnioskodawcy gwarantuje osiągnięcie deklarowanych produktów lub rezultatów, zgodnie z deklarowanym planem finansowym i w terminie określonym we wniosku. Spełnienie kryterium jest konieczne do przyznania dofinansowania.
Kryterium zostanie zweryfikowane na podstawie treści wniosku o dofinansowanie projektu oraz załączników obligatoryjnie składanych wraz z wnioskiem o dofinansowanie. Ocena kryterium zostanie dokonana przez członków KOP na podstawie:
Sumy bilansowej lub rocznego obrotu rozumianego jako przychód wnioskodawcy (za poprzedni zamknięty rok obrotowy, zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.)* lub za ostatni zamknięty i zatwierdzony rok kalendarzowy, jeżeli nie został zamknięty ostatni rok obrotowy), która musi być równa, lub wyższa od łącznych rocznych wydatków w ocenianym projekcie w roku kalendarzowym, w którym wydatki są najwyższe (…).
Pytanie – czy wobec powyższych zapisów zdolność finansowa badana jest wyłącznie w odniesieniu do wnioskodawcy, nawet jeśli projekt realizowany jest w partnerstwie z innym podmiotem? Jeśli natomiast badana jest łącznie dla wnioskodawcy i partnera – czy partner ma również obowiązek złożenia wraz z wnioskiem o dofinansowanie dokumentów potwierdzających jego obroty?
Zgodnie z brzmieniem kryterium badana jest jedynie zdolność finansowa Wnioskodawcy. Ponadto zaznaczam, że wszystkie wydatki w projekcie, również te ponoszone przez partnera, odnoszą się do kondycji finansowej Wnioskodawcy.
6. Czy kosztem kwalifikowalnym w ramach kosztów bezpośrednich są delegacje i koszty przejazdów mobilnych doradców dot.wykonywanych przez nich obowiązków, w tym np. bezpośrednie kontakty z przedsiębiorcami na terenie ich firm itp.?
Tak, koszty związane z doradztwem mobilnym są kosztami kwalifikowalnymi w ramach kosztów bezpośrednich.
7. Czy w związku z koniecznością zapewnienia elektronicznego obiegu dokumentów w relacji Beneficjent – uczestnik projektu, tj. zapewnienia odpowiedniego narzędzia informatycznego, które będą kompatybilne z rozwiązaniami systemu informatycznego BUR, kosztem kwalifikowalnym w ramach kosztów bezpośrednich są koszty przygotowania/adaptacji takiego narzędzia,jego utrzymania (np. koszty wynajmu serwera) i obsługi technicznej w czasie realizacji projektu?
Wnioskodawca zobligowany jest zapewnienia elektronicznego obiegu dokumentów w relacji Beneficjent-Uczestnik projektu oraz jego sprawne utrzymanie. Realizacja projektu, co do zasady, może obejmować również zaprojektowanie/stworzenie systemu EOD, którego funkcjonalności będą stanowiły odpowiedź na potrzeby prowadzenia szkoleń/kursów poprawiających jakość obsługi przedsiębiorców w zakresie zarządzania i dostępu do potrzebnych informacji. Konieczne jest dokładne przeanalizowanie wydatków zaplanowanych do realizacji zadania (czy będą na nie składać się wydatki zaliczane do środków trwałych, czy też wartości niematerialne i prawne). Dopiero na etapie oceny wniosku o dofinansowanie będzie możliwe dokonanie oceny, na ile dany system elektronicznego obiegu dokumentów faktycznie odpowiada przedmiotowi konkursu. Stosowne informacje powinny znaleźć się w treści wniosku. Wnioskodawca może zaplanować sfinansowanie EOD w ramach kosztów bezpośrednich zgodne z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Ponadto pragnę zaznaczyć, że Informacje o konieczności przygotowania systemu EOD oraz jego funkcji zawarte są w dokumencie Opis wdrażania Podmiotowego Systemu Finansowania. System ten ma na celu zapewnić przedsiębiorcom możliwie najszerszy zakres kontaktu i składania wymaganej dokumentacji w formie elektronicznej. IP nie narzuca w żaden sposób, jakie rozwiązania maja zostać zastosowane. Należy jednak przy ich projektowaniu uwzględnić zasadę racjonalnego i efektywnego ponoszenia kosztów.